Skocz do linków, Skocz do treści

Kolejnych 5 porad – dokumenty: i ładne i użyteczne

8 lutego 2010 11:30. Autor: Robert Drózd. Komentarze (3) »

Paweł Tkaczyk poruszył dziś na swoim blogu ważny temat wyglądu firmowych dokumentów. Dlaczego ważny?

  • Po pierwsze: dokument mówi o nas, przekazuje komunikat naszej marki. Nawet gdy nie mamy loga czy kolorów firmowych, bo jesteśmy freelancerami, to reprezentują nas pliki Worda, które wysyłamy.
  • Po drugie: dobrze sformatowany dokument łatwiej się czyta. Jak często nużą nas raporty, które musimy czytać? A czy nie chcemy, aby klient miał  z naszą pracą wyłącznie pozytywne skojarzenia?

Trochę wychodząc od zaleceń Pawła, podam dodatkowych 5 porad, jak nasze „dzieło” uczynić użytecznym.

Porady dotyczą raczej większych dokumentów, takich jak raporty, oferty – ale im dłuższy, tym lepiej powinien być zorganizowany.

1. Stosuj style

Nauczenie się funkcji: styl w Wordzie uważam chyba za najważniejszą rzecz, którą wiem o tym programie. Dzięki temu mam pewność, że dokumenty, które produkuję będą wyglądały w jednolity sposób, nawet jeśli mają mocno powyżej 100 stron.

Trzy lata temu pisałem:

Ale większość użytkowników Worda nie ma pojęcia o stosowaniu stylów. Czy to wina programu? Oczywiście, że nie. Pierwszą lekcją w stosowaniu procesorów tekstu zawsze będzie ?o tutaj możesz pogrubić, tutaj pochylić, tu się otwiera, a tu zapisuje?. I nic w tym złego ? nowego użytkownika zawsze cieszy, że natychmiast WIDAĆ to co on robi.

Na kolejnej lekcji powinno zostać dopowiedziane: ?ale jak raz ustalisz wygląd tekstu, możesz go używać w całym dokumencie, nie trzeba się z tym bawić ponownie ? do tego służą style?. Niestety, takiej lekcji najczęściej nie ma. Dlaczego? Word wydaje się z pozoru prostym programem. A po co uczyć tego, co proste?

Warto jednak zacząć stosować style. Na początku można modyfikować wygląd akapitów – np. krój pisma oraz interlinię definiować jako modyfikację stylu „Normalny”, a nie poprzez zaznaczenie tekstu i wybranie z listy. Większość podręczników stylom poświęca zaledwie jeden rozdział, ale mogą pomóc.

2. Organizuj tekst

Musimy mieć na uwadze to, że jeśli nasz dokument wysyłamy mailem, to niezależnie od jego formy często nie będzie drukowany, tylko czytany na ekranie.  Dlatego pisząc musimy stosować wszystkie reguły dotyczące pisania dla internetu.

Jeśli czujesz, że nie dość jesteś w tym biegły, warto poszukać odpowiedniej literatury, gdzie będą przykłady, niezła, choć trochę …przegadana jest książka „Zabójczo skuteczne treści internetowe”.

Podstawowa reguła w pisaniu współczesnych dokumentów to: akapity są nudne! Kilka akapitów pod rząd (a tym bardziej jeden dlugi) to jednolite bloki tekstu, z których wiele osób przeczyta tylko początek.  Dlatego jeśli możemy taki akapit rozbić – to zróbmy to.

Trzy podstawowe narzędzia do rozbijania akapitów:

  • nagłówki – stosuj je aż do absurdu, w moich dokumentach często zdarza się, że nagłówek opisuje jeden akapit
  • listy punktowane i numerowane – porządkują czytanie.
  • tabele – dla mnie podstawa przy formie „skrót – rozwinięcie / problem – opis – rozwiązanie”, którą bardzo często stosuję.

Warto stosować te narzędzia, do których mamy łatwy dostęp. Tabelę da się w Wordzie 2007 wstawić i sformatować przy pomocy dwóch opcji menu. Można oczywiście tworzyć bardziej skomplikowane schematy – ale w większości wystarczą te dwa kliknięcia.

3. Pisz podsumowania na początku dokumentu

Regularnie czytam raporty – np. od firm SEO, które mają po 70 stron i … które trzeba analizować, aby dojść, o co tak naprawdę w takim dokumencie chodzi. Konieczne jest tzw. Executive Summary na początku dokumentu. Niezależnie czy dokument ma 10 czy 100 stron, podsumowanie nie powinno zająć więcej niż 2 strony.

4. Stosuj spisy treści i zakładki

Jednolite nagłówki pozwalają na stworzenie ładnie wyglądających spisów treści.

Przykładowy spis treści

Również gdy eksportujemy pliki do PDF, warto zrobić tam spis treści. Word pozwala wygenerować taki spis przy zapisywaniu jako PDF – wystarczy wejść w Opcje i zaznaczyć: „Utwórz zakładki przy użyciu nagłówków”.

Zaznaczenie: Utwórz zakładki przy użyciu nagłówków

5. Przynajmniej raz wydrukuj dokument

Przyznaję, że sam się do tego nie stosuję, gdy czas nagli. Ale trzeba to robić. Wydrukowanie tego, co widzieliśmy wyłącznie na ekranie monitora dodaje nam dystansu. W ten sposób po wydrukowaniu i półgodzinnej przerwie jesteśmy w stanie wyłapać np. błędy, czy niespójności.

Najlepiej jest oczywiście pokazać dokument innej osobie – choćby i praktykantowi, który go przeczyta i powie co jest nie tak. Sytuacja sprzed paru lat – dokument tworzyły 3 osoby, dzień wysłania, wydruk tak tylko pro forma i kolega z innego projektu, który z ciekawości zajrzał do tekstu. I wychwycił poważną rozbieżność, której jako osoby zaangażowane w swoje części nie potrafiliśmy dostrzec, choć wcześniej rozmawialiśmy o tym przez tydzień.

Czy warto?

Pytanie, czy warto tak dbać o detale? To zależy od tego,w jaki sposób nasz dokument będzie używany.

Jeśli ma tylko być przeczytany i służyć dalszej decyzji – to liczy się bardziej czy klient po jego przeczytaniu zrozumie o co chodzi.

Jeśli dokument ma być ścisłym przewodnikiem do zrobienia czegoś, to trzeba zadbać o dokładność. Programiści, którzy dostają moje projekty funkcjonalne często opierają się na każdym zdaniu. Z drugiej strony czytający te same projekty decydenci nie potrzebują aż takiej dokładności – im służyć ma jasna struktura, ilustracje i podsumowania.

Poza tym – dobra organizacja wcale nie zajmuje więcej czasu. Mi osobiście trudniej jest pisać kolejne, takie same akapity. Tabelki, nagłówki, podsumowania – pobudzają wyobraźnię i sprawiają, że pisanie staje się intelektualną przygodą, a nie nudnym obowiązkiem.

Podobne artykuły:

Być może zainteresują Cię następujące artykuły:

Zapisz się na kanał RSS bloga i dołącz do ponad 1500 czytelników RSS.

Zostań fanem WebAudit na Facebooku.

Komentarze czytelników

Śledź komentarze do tego artykułu: format RSS
  1. Paweł Tkaczyk

    Fajne rozwinięcie. O podsumowaniach nie pomyślałem, bo rzadko ?częstuję? Klientów czymś dłuższym, niż 1-2 strony?

  2. Piotr Gospodarczyk

    Dobrze usystematyzowane wiadomości, brakuje mi tylko krótkich informacji o kolorach jakie można sprecyzować w nagłówkach. Mam dokładnie na myśli różnicę kolorów nagłówka oraz zwykłego tekstu.

Komentarze z innych blogów

  1. Ludzie, nauczcie się Worda

    […] Źródło: Kolejnych 5 porad ? dokumenty: i ładne i użyteczne […]

Zostaw komentarz

W komentarzu można (choć nie trzeba) używać podstawowych znaczników XHTML. Komentarze zawierające w podpisie słowa kluczowe mogą zostać potraktowane jako spam i usunięte.