MS Outlook i produktywność zebrań
W większości organizacji, gdzie przychodzi nam pracować narzeka się na spotkania. Że trwają za długo, że rozmawia się o niczym, że zaprasza się za dużo osób – i że to najczęściej strata czasu.
Zastanawiam się, jak na produktywność takich spotkań mogą wpływać narzędzia, których używamy do umawiania się na nie. W firmie, dla której obecnie robię kilka projektów, korzysta się z programu Outlook. Wybieram zakładkę „Kalendarz”, następnie dodaję uczestników i określam szczegóły terminu.
Jakie problemy dla produktywności mogą wynikać z takiego formularza?
1. Terminy, które można wybrać rozłożone zostały co pół godziny. Najkrótsze możliwe do zaplanowania spotkanie to też pół godziny. A gdzie inne opcje? Niektóre spotkania to bardzo szybki check-up tego co się dzieje, żadnych dodatkowych spraw, 10-15 minut i się rozchodzimy. Niektórzy spece od zarządzania czasem zalecają też planowanie rozmów telefonicznych i układanie ich w pewnych „blokach” czasowych. Wtedy taka rozmowa może mieć 10 minut, ale też należy ją zaplanować. W różnych innych przypadkach godzina to zdecydowanie za dużo, a pół godziny za mało.
Tymczasem Outlook mówi: 30 minut, godzina – lub nic.
Jedną z większych przyczyn poczucia straty czasu jest takie „zgrubne” traktowanie terminów. Pół godziny w jedną czy drugą stronę – a koniec dnia się zbliża. Oglądam kalendarze kadry kierowniczej. Dni mają wypełnione w całości spotkaniami – każde po godzinie. Czy one im zajmują godzinę? Raczej nie, często są to kwestie do omówienia w znacznie krótszym czasie. Taka zgrubność skłania też do marnotrawstwa – dyskutuje się o pierdołach, bo mamy całą godzinę.
Nie wynika to za specjalnie z interfejsu, ale godzinę zakończenia spotkania można wpisać ręcznie – nikt tego jednak nie robi – łatwiej wybrać z listy, potwierdzić i tyle.
Jak to poprawić? Dla spotkań trwających poniżej jednej godziny możliwe terminy powinny być znacznie bogatsze: 10-15-20-30-40-45-50. Pozwoli to na lepsze precyzowanie czasów spotkań.
2. Ile razy byłeś na zebraniu, które w zasadzie niczym się nie zakończyło? Pogadano o tym, o czym już wszyscy wiedzą, dodano sobie otuchy na przyszłość, ponarzekano na warunki obiektywne i kolejna godzina została wykreślona z życiorysu.
Wszystkie podręczniki zarządzania mówią: spotkanie powinno mieć jasny CEL, uczestnicy powinni wiedzieć co ma być efektem ich rozmów. „Begin with the end in mind”. Teoria teorią.
Tworząc interfejs programu do umawiania spotkań, dodałbym tam wymagane pole „Planowany efekt spotkania”. Bez określenia efektu program nie doda spotkania. Może przy okazji ludzie by się zastanowili, po co właściwie im to spotkanie i może lepiej maila rozesłać? Niestety mentalność w wielu organizacjach jest następująca:
- długich maili nikt nie ma czasu czytać
- gdy się coś powie F2F przynajmniej jakaś szansa że adresat usłyszy
Dopóki takie podejście będzie trwało, zwykłą rzeczą będą zebrania trwające godzinę, na których powtarza się to, co można było napisać i przeczytać w dziesięć minut…
Podobne artykuły:
Być może zainteresują Cię następujące artykuły:
- Kalendarz słabej użyteczności 2009
- Pierwszy UX Book Club za nami
- Ile zajmuje Wam test użyteczności?
- UX Book Club #7 – wybór kolejnej książki i terminu
- Już za dwa dni – kolejny Klub użytecznej książki
Zapisz się na kanał RSS bloga i dołącz do ponad 1500 czytelników RSS.
Komentarze czytelników
Komentarze z innych blogów
- W jaki sposób zaplanować zadania w MS Outlook i telefonie z systemem Symbian S60? | Lubuskie Centrum Rozwoju
[…] poradnik na sekcje, które razem można zgrupować w dwie główne części: tę dotyczącą planowania w Outlooku i tę, która dotyczy zarządzania zadaniami z Outlooka w telefonie. Wszelkie pytania napisz pod […]
23 czerwca 2008 15:46
Tak, tylko będzie spotkanie od 8:53 do 9:17, Zenek się spóźni minutę, potem szef będzie marudził potem zamiast na zielone trafisz na czerwone i cały misterny plan dnia trafi szlag.
24 czerwca 2008 01:50
Wydaję mi się, że dla każdego przedziału (czy to 10, 15 czy 30 min.) można rozpatrywać analogiczne sytuacje. Oczywiście: im większy interwał czasowy tym możliwy większy błąd. Ale na pewnym etapie szczegółowości mniejsze interwały mogą być problematyczne i wyznaczony plan może rozmijać się z rzeczywistością. Aczkolwiek… obligatoryjne wyznaczanie celu spotkania oraz estymacja przewidywanego czasu rozmowy telefonicznej bardzo mi się podobają – muszę tego spróbować!
Tak przychodzi mi teraz do głowy taki pomysł: wyznaczanie czasu trwania spotkania z ruchomymi przedziałami błędu (czyli obszarami, kiedy spotkanie równie dobrze może się szybciej-później skończyć lub szybciej-później zacząć). Czyli wyznaczanie wartości progowych – nie przekraczalnych. I możliwość teoretycznego częściowego nakładania się terminów. Ale to tylko taka luźna myśl…
24 czerwca 2008 07:37
Nie wiem jak jest w Outlook 2007, ale w poprzednich dwóch wersjach które miałem okazję używać dawało się ustawić spotkanie z dokładnością nawet do jednej minuty – wartości wybierane z list rozwijalnych można ręcznie edytować podczas zakładania spotkania. Poza tym swego czasu gdzieś widziałem opcję zmiany domyślnej rozdzielczości wyświetlanej siatki z 0,5godz na inne wartości – być może po przestawieniu tego zmienia się także zawartość list z czasami.
24 czerwca 2008 23:12
Ech, my jesteśmy dopiero na etapie promowania kalendarza w Outlooku jako metody umawiania spotkań (zamiast na gębę lub zwykłym e-mailem). Dotychczas służył głównie IT do umawiania się na obiady ;)
25 czerwca 2008 10:32
Efektywnosc spotkania nie zalezy od efektywnosci narzedzia uzytego do jego zorganizowania (termin, uczestnicy).
Agenda (plan) spotkania, z jasno okreslonym celem to warunek niezbedny. Nie trzeba wypisywac dlugich wypracowan. Wystarczy kilka zdan, byle na temat :)
A swoja droga, te formatke Outlooka mozna zmodyfikowac i dodac pola wymagane itp.
26 czerwca 2008 20:49
Nawet najlepsze narzędzie nie zastąpi dobrze zorganizowanej i panującej nad sytuacją osoby prowadzącej spotkanie. Co z tego, że zapiszemy sobie w super użytecznym programie, z dokładnym podziałem terminów, plan spotkania, skoro nie będzie osoby zdolnej do wyegzekwowania tego planu? Za to zdolny, dobrze zorganizowany lider poradzi sobie także bez Outlooka.
4 lipca 2008 16:09
Rzeczywiście, przy bliższym zaznajomieniu z Outlookiem odkryłem opcję (dostępną m.in. po prawokliknięciu na pasek z listą godzin) – która pozwala na zmianę skali siatki godzinowej: 60, 30, 15, 10, 6, 5 minut.
To jednak nie przekreśla moich uwag z artykułu – chodzi wszak o ustawienia domyślne, których 95% ludzi nie zmieni.
17 lipca 2008 16:55
Mysle ze recznie mozesz wpisac czas dowolnie.
Prosze na przyszlosc troche sie postaraj piszac artykul Twoj moze byc przynajmniej mylacy.
S.
17 lipca 2008 19:25
Seb: „godzinę zakończenia spotkania można wpisać ręcznie”, przecież napisałem o tym. Choć w połowie masz rację, godzinę rozpoczęcia również można wpisać. :-)
Ale zwykle jest tak, że dla godzin rozpoczęcia spotkań wybiera się okrągłe godziny, choćby ze względu na ich pamiętanie.